Management Assistent

Wil jij een cruciale rol spelen in de ondersteuning van het managementteam binnen het Instituut samenwerking Defensie Relatieziekenhuizen (IDR)? Grijp deze kans om deel uit te maken van een dynamische en belangrijke organisatie die de gezondheid en het welzijn van militair personeel waarborgt.

Het Ministerie van Defensie zoekt een toegewijde Managementassistent in Utrecht. De werklocatie is zowel vanuit Utrecht als Amsterdam goed te bereiken met het openbaar vervoer of eigen vervoer. Het Ministerie van Defensie zoekt in totaal 1 fte (fulltime) voor deze functie, waarbij de opdrachtduur 1 jaar is met kans op verlenging. Start People biedt jou een detacheringsovereenkomst voor 6 maanden welke bij goed functioneren verlengd wordt.

Als Managementassistent ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die ervoor zorgen dat het managementteam efficiënt kan werken.
Jouw takenpakket omvat:

• Beheren van de agenda's van het managementteam en coördineren van afspraken en vergaderingen.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen, inclusief het verspreiden van vergaderstukken en opvolgen van actiepunten.
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, zowel fysiek als digitaal.
• Sorteren en distribueren van binnenkomende post en e-mails naar de juiste personen en afdelingen.
• Zorgdragen voor een gestructureerd en toegankelijk archiefsysteem, zowel digitaal als fysiek.
• Beheren van vertrouwelijke documenten en dossiers met de hoogste mate van discretie.
• Organiseren van interne en externe evenementen, bijeenkomsten en trainingen.
• Voorbereiden van presentaties, rapporten en andere documenten voor het managementteam.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, waarbij je professioneel en klantgericht te werk gaat.
• Ondersteunen van projectleiders en medewerkers bedrijfsvoering bij diverse administratieve taken.
• Coördineren van facilitaire zaken zoals bestellingen van kantoorbenodigdheden en onderhoud van kantoorapparatuur.

• Een fulltime werkweek van 38 uur.
• Een aantrekkelijk bruto uurloon van €21,72.
• Flexibele loonuitbetaling, wekelijks of elke vier weken.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%, direct bij je loonbetaling uitgekeerd.
• Een tijdelijk contract van 6 maanden op basis van detachering.
• Vergoeding van een deel van jouw reiskosten door het Ministerie van Defensie, ongeacht je vervoersmiddel. Onze recruiters en HR-consultants informeren je hier graag persoonlijk over.
• Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste recruiters en HR-consultants.
• Opbouw van vakantiedagen bij een fulltime dienstverband, ter waarde van 10,82%.
• Investering in jouw persoonlijke ontwikkeling met trainingen via de online RGF Academy.

• Je hebt minimaal een mbo-opleiding in administratie of secretarieel werk, bij voorkeur MBO Managementassistent niveau 4.
• Je hebt een opleiding in kantoorautomatisering applicaties (MS-Office) of ruime kennis hiervan;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met X-postweb en als X-postweb key-user beheerder.
• Je hebt bij voorkeur kennis van Tridion als webmaster.
• Je hebt bij voorkeur ervaring als klachtenfunctionaris.

Aanvullende informatie:
Een screening van de MIVD maakt onderdeel uit van het selectieproces.
Voordat je deze functie mag bekleden doet de MIVD een VGB-screening op B niveau.
Houd dus rekening met een doorlooptijd van gemiddeld 8 weken voordat jij aan de baan kan beginnen.
Een schriftelijke en telefonische case maakt onderdeel uit van de selectieprocedure

Voor meer informatie lees:
https://www.defensie.nl/onderwerpen/militaire-inlichtingen-en-veiligheid/veiligheidsonderzoek

Binnen de Commandogroep van het Instituut samenwerking Defensie Relatieziekenhuizen (IDR) van de Defensie Gezondheidszorg Organisatie (DGO), werk je mee aan de beschikbaarheid, levering en kwaliteit van militair (para)medisch specialistisch tweedelijns zorgpersoneel voor missies en militaire activiteiten. Het IDR draagt bij aan het behoud van vaardigheden en faciliteert opleidingen voor geneeskundig personeel van Defensie. De commandogroep, bestaande uit onder andere de C-IDR, een Chef Staf en een Managementassistent, geeft leiding aan het IDR.