Management assistent IND Overheid

  • Locatie:Utrecht
  • Opleidingsniveau:MBO 3/4
  • Uren per week:36 uur
  • Dienstverband:Fulltime
  • Contracttype:€ 17,53 - € 19,82

Wij zijn op zoek naar gedreven managementondersteuners voor de Immigratie- en Naturalisatiedienst in Utrecht.

Wat houdt de functie in?
Als managementondersteuner ben je een veelzijdige kracht binnen een dynamische omgeving. Je richt je op het plannen, organiseren en ontzorgen van het management. Geen dag is hetzelfde in deze rol.

Je werkt nauw samen met een collega binnen de directie, waarbij jullie elkaar vervangen. Je bent breed inzetbaar en draagt bij aan het opzetten van de managementondersteuning in Utrecht, met een goed bereikbaar en goed functionerend secretariaat. Als ondersteuner van het managementteam organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het verzenden van uitnodigingen, agendabeheer, notuleren, reserveren van vergaderruimtes en facilitaire voorzieningen. Je zorgt ervoor dat vergaderstukken volledig zijn en archiveert ze. Ook bewaak je de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Als er knelpunten optreden, signaleer je die tijdig en draag je verbeteringen voor. Als lid van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor het beheer van inkomende e-mails en zorg je voor tijdige doorgeleiding van belangrijke stukken.

Daarnaast stel je nieuwsbrieven op en deel je informatie met alle medewerkers in Utrecht. Indien nodig draag je bij aan andere administratieve taken. Je hebt ervaring met verschillende systemen en modellen, zoals het capaciteitsmodel voor het maken van prognoses op basis van de juiste capaciteit.

De belangrijkste taken in jouw rol zijn:

Fungeren als aanspreekpunt voor secretarieel-organisatorische en administratieve zaken.
Notuleren.
Actief bijdragen aan procesverbeteringen en het verstrekken van werk instructies.
Het ordenen van de personeelsadministratie en ondersteuning bieden bij het inwerken van nieuwe medewerkers.
Opstellen van nieuwsbrieven.

  • Een VOG zal aangevraagd moeten worden. Geen zorgen, dit doen wij voor jou;
  • Maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever binnen de Rijksoverheid;
  • Een functie die zowel fulltime 36 uur of parttime 32 uur is te vervullen,;
  • Bruto uurloon tussen € 17,53 en € 19,82 per uur (BBRA schaal 7, inschaling is op basis van jaren relevante werkervaring);
  • In eerste instantie een tijdelijk contract van 6 maanden via Start People met kans op verlenging bij goed functioneren;
  • Volledige reiskosten vergoeding wanneer je reist met het openbaar vervoer. € 0,21 p.km. wanneer je fietst en € 0,07 p.km. met de -auto (parkeerkosten zijn dan voor eigen rekening);
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij je talloze, gratis, online trainingen via GoodHabitz en OnlineAcademy.

Functie-eisen
Wat breng je mee?

  • Je hebt aantoonbaar MBO werk- en denkniveau. Bij voorkeur heb je een secretariële opleiding gevolgd (bv. Schoevers);
  • Kennis van de IND-systemen en ervaring in het ondersteunen van managers (binnen de Rijksoverheid) is een pré;
  • Je bent planmatig sterk, werkt accuraat en je beschikt over een flexibele en service verlenende instelling
  • Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen;
  • Je hebt goede communicatieve vaardigheden: je spreekt vloeiend Nederlands (in woord en geschrift) en stemt zaken goed af;
  • Je kunt goed omgaan met tijdsdruk en blijft effectief functioneren bij veranderingen of spanning;
  • Je kunt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
    Jouw competenties?
  • Integriteit
  • Flexibiliteit
  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken

De directie A&B beslist over asielaanvragen, evenals over zaken waarin mensen met een asielstatus familieleden naar Nederland willen laten overkomen en over herbeoordelingen van vergunningen. We gaan op een professionele, doelmatige en respectvolle manier te werk om onze klant duidelijkheid te geven over zijn toekomst. Tijdig en zorgvuldig beslissen: daar draait het om. Daarom vinden we het belangrijk dat we de klant en de (asiel)keten goed kennen, en werken we met gemotiveerde, integere en flexibele medewerkers. We werken dan ook nauw samen met partners zoals het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA), de politie en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V). Wij werken in een internationaal georiënteerde omgeving.

Wij geloven in gelijke kansen en onze vacatures staan voor iedereen open.

Vul het sollicitatieformulier in

Schrijf je in voor arbeidsbemiddeling en solliciteer gericht op deze vacature.

Bedoelde je ?
Voer een geldig telefoonnummer in. Bijvoorbeeld +31612345678, 0031612345678 of 0612345678.
Upload hier jouw CV. Dit is je visitekaartje voor ons én voor opdrachtgevers waar we je voorstellen. Je kunt een foto opnemen op je CV, maar als je dit niet doet heeft dit geen negatieve gevolgen voor je sollicitatie. Als je een foto opneemt in je CV dan geef je Start People - én de bedrijven die horen bij RGF Staffing the Netherlands - toestemming om deze te verwerken en te verstrekken aan (potentiële) opdrachtgevers.
Jouw gegevens worden gebruikt voor arbeidsbemiddeling, dit vindt deels geautomatiseerd plaats. In ons privacy statement kun je nalezen hoe wij jouw gegevens verwerken.

Vacaturedetails

Opleiding
MBO 3/4
Salarisindicatie
€ 17,53 - € 19,82
Locatie
Utrecht
Dienstverband
Fulltime (36 uur)
Contracttype
Tijdelijk
Vacature nummer
2024-11080
Waarom kiezen voor Start People?
  • Persoonlijke begeleiding en coaching
  • Topwerkgevers bij jou in de buurt
  • Volop ontwikkel mogelijkheden

Vergelijkbare vacatures

  • Parttime Administratief Medewerker

    Locatie Nijmegen
    Ben jij op zoek naar een uitdagende administratieve functie binnen een jong en dynamisch team voor 3 à 4 dagen per week? Dan hebben wij de job voor jou!In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opstellen en controleren van afrekenstaten, het voo...
    • Salarisindicatie
      € 2.750 - € 2.800
    • Contracttype
      Vast
    • Opleidingsniveau
      MBO 3/4
  • Administratief subsidiemedewerker overheid

    Locatie Haarlem
    Word jij onze nieuwe Administratief Subsidiemedewerker in Haarlem? 🚀Heb jij een oog voor detail, ben je gestructureerd en heb je een administratieve achtergrond? De Provincie Noord-Holland is op zoek naar een enthousiaste en proactieve administrat...
    • Salarisindicatie
      € 2.404 - € 3.481
    • Contracttype
      Tijdelijk
    • Opleidingsniveau
      MBO 3/4
  • Projectondersteuner parttime

    Locatie Zutphen
    Wil jij een sleutelrol spelen in een dynamische omgeving, waarbij je als spin in het web fungeert bij diverse projecten en werkzaamheden? Dan is de rol van projectondersteuner bij de gemeente Zutphen de ideale uitdaging voor jou!Als projectonderst...
    • Salarisindicatie
      € 3.014 - € 4.244
    • Contracttype
      Tijdelijk met uitzicht op vast
    • Opleidingsniveau
      MBO 3/4
  • Administratief subsidiemedewerker parttime

    Locatie Haarlem
    Ben jij nauwkeurig, gestructureerd en heb je een administratieve achtergrond? De Provincie Noord-Holland is op zoek naar een parttime of fulltime (32/36 uur) enthousiaste en proactieve administratief subsidiemedewerker. Het gaat om een tijdelijk dien...
    • Salarisindicatie
      € 2.404 - € 3.481
    • Contracttype
      Tijdelijk
    • Opleidingsniveau
      MBO 3/4