Wij zijn op zoek naar administratieve managementondersteuners voor de Immigratie- en Naturalisatiedienst in Utrecht.
Wat houdt de functie in?
Als managementondersteuner ben je een veelzijdige kracht binnen een dynamische omgeving. Je richt je op het plannen, organiseren en ontzorgen van het management. Geen dag is hetzelfde in deze rol.
Je werkt nauw samen met een collega binnen de directie, waarbij jullie elkaar vervangen. Je bent breed inzetbaar en draagt bij aan het opzetten van de managementondersteuning in Utrecht, met een goed bereikbaar en goed functionerend secretariaat. Als ondersteuner van het managementteam organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het verzenden van uitnodigingen, agendabeheer, notuleren, reserveren van vergaderruimtes en facilitaire voorzieningen. Je zorgt ervoor dat vergaderstukken volledig zijn en archiveert ze. Ook bewaak je de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Als er knelpunten optreden, signaleer je die tijdig en draag je verbeteringen voor. Als lid van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor het beheer van inkomende e-mails en zorg je voor tijdige doorgeleiding van belangrijke stukken.
Daarnaast stel je nieuwsbrieven op en deel je informatie met alle medewerkers in Utrecht. Indien nodig draag je bij aan andere administratieve taken. Je hebt ervaring met verschillende systemen en modellen, zoals het capaciteitsmodel voor het maken van prognoses op basis van de juiste capaciteit.
De belangrijkste taken in jouw rol zijn:
Fungeren als aanspreekpunt voor secretarieel-organisatorische en administratieve zaken.
Notuleren.
Actief bijdragen aan procesverbeteringen en het verstrekken van werk instructies.
Het ordenen van de personeelsadministratie en ondersteuning bieden bij het inwerken van nieuwe medewerkers.
Opstellen van nieuwsbrieven.