Als managementondersteuner draag je bij aan een dynamische omgeving door het plannen, organiseren en ontzorgen van het management. Je werkt samen met een directiecollega en bent breed inzetbaar, waarbij je bijdraagt aan het inrichten van de managementondersteuning binnen locatie Utrecht. Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief agendabeheer, notuleren, reservering van vergaderruimtes en facilitaire voorzieningen. Daarnaast bewaak je de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten, signaleer je knelpunten en draag je bij aan procesverbeteringen. Als teamlid van het secretariaat ben je ook verantwoordelijk voor de ingekomen mail, nieuwsbrieven en het delen van informatie-items met alle medewerkers van Utrecht. Daarnaast lever je een bijdrage aan andere, al dan niet administratieve, werkzaamheden. De hoofdelementen in jouw rol zijn: optreden als aanspreekpunt voor secretarieel-organisatorische en administratieve zaken, notuleren, proactief processen verbeteren en (werk)instructies verzorgen, de personeelsadministratie op orde brengen en het onboardingsproces voor nieuwe medewerkers ondersteunen, en opstellen van nieuwsbrieven.
- Plannen, organiseren en ontzorgen van het management
- Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief agendabeheer, notuleren, reservering van vergaderruimtes en facilitaire voorzieningen
- Bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten, signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen
- Verantwoordelijk voor de ingekomen mail, nieuwsbrieven en het delen van informatie-items met alle medewerkers van Utrecht
- Bijdrage aan andere, al dan niet administratieve, werkzaamheden
- Bruto uurloon varieert tussen €19,34 en €24,88, afhankelijk van relevante werkervaring volgens BBRA schaal 7
- Pensioenopbouw vanaf de eerste werkdag
- 8,33% vakantiegeld, waarvan 0,33% netto uitgekeerd wordt
- 8,3% eindejaarsuitkering bij elke loonbetaling
- 10,82% van gewerkte uren worden opgebouwd als vakantieuren
- Uitbetaling op nationale feestdagen
- Mogelijkheid voor zowel fulltime (36 uur per week) als parttime (32 uur per week) invulling
- Volledige reiskostenvergoeding voor OV-reizen en vergoeding van €0,07 per kilometer voor auto en €0,20 per kilometer voor fiets
- Tijdelijk contract van 6 maanden via Start People, verlenging bij goed functioneren
- Maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever binnen de Rijksoverheid
- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) wordt aangevraagd en geregeld door ons
- Mogelijkheid om diverse cursussen en trainingen te volgen via Skillstown
Als managementondersteuner bij de IND ben je een veelzijdige duizendpoot die het management plant, organiseert en ontzorgt. Je ondersteunt bij het inrichten van managementondersteuning in Utrecht, met een goed draaiend secretariaat en een goede bereikbaarheid.
- Aantoonbaar MBO4, bij voorkeur secretariële opleiding (bv. Schoevers)
- Kennis van IND-systemen en ervaring in het ondersteunen van managers (binnen de Rijksoverheid) is een pré
- Planmatig sterk, accuraat en flexibel, met een service verlenende instelling
- Aantoonbare ervaring en affiniteit met digitale werkomgevingen (bv. MS Office, Webex)
- Goede communicatieve vaardigheden: vloeiend Nederlands (in woord en geschrift) en goed in afstemming
De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) in Utrecht is een toonaangevende speler binnen de Rijksoverheid. Onze directie A&B beslist over asielaanvragen en herbeoordelingen van vergunningen. Wij streven naar professionele, doelmatige en respectvolle dienstverlening om onze klanten duidelijkheid te bieden over hun toekomst. In een internationaal georiënteerde omgeving werken we samen met partners zoals het COA, de politie en de DT&V.
Onze werkomgeving biedt een dynamische en uitdagende positie, waarbij we nauw samenwerken met gemotiveerde, integere en flexibele medewerkers. We hechten waarde aan maatschappelijke betrokkenheid en bieden volop mogelijkheden voor professionele ontwikkeling. Kom bij ons werken en maak deel uit van een team dat impact heeft op mensenlevens.
