Over de functie
Het complete takenpakket van deze functie is erop gericht de griffie te ontzorgen bij de dagelijkse werkzaamheden. Daarbij komen de volgende taken aan de orde:
- Verrichten van secretariële werkzaamheden:
- administratief voorbereiden en afhandelen documenten m.b.t. raads- en commissievergaderingen;
- agenda- en adressenbeheer;
- beheren van de algemene griffiemailbox;
- documenten in het zaaksysteem (e-Suite) verwerken en plaatsen op het raadsinformatiesysteem (iBabs)
- redigeren en opmaken van documenten en brieven;
- verwerken van facturen en presentielijsten commissieleden.
- Ondersteunen facilitaire en logistieke zaken:
- beheer reserveringen vergaderruimten;
- logistiek raads- en commissievergaderingen en andere bijeenkomsten;
- ondersteunen informatiebijeenkomsten en raadsactiviteiten (intern en extern);
- Algemeen aanspreekpunt en informatieverstrekking over producten en diensten van de griffie.
Wat we je bieden
Wij kunnen je een leuke baan bieden in een team dat volop in beweging is. Daarnaast is er ruimte om jouw frisse blik in te brengen. Kortom, een omgeving waarin we willen leren met en van elkaar. beschikbaarheid tussen de 24 en 36 uur is bespreekbaar. Hier is een salaris aan verbonden tussen dat ligt tussen de €3206,- en € 4.499 bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van jouw ervaring, opleiding en deskundigheid. Deze vacature komt tijdelijk beschikbaar in verband met ziektevervanging en loopt tot 17 juli. Afhankelijk van het herstel van de medewerker kan deze periode worden verlengd, maar hierop is geen garantie.
Functie-eisen
- Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau;
- Ruime ervaring en/of een relevante opleiding;
- Ervaring met of affiniteit voor gemeentelijke besluitvormingsprocessen;
- Ervaring met het gebruik van onze kantoorapplicaties iBabs, e-Suite en MS Office is een pre.
- De griffiemedewerkers zijn één avond per maand beschikbaar voor raadsactiviteiten en nemen hun vrije dagen grotendeels op tijdens het reces van de gemeenteraad (schoolvakanties).
Over het bedrijf
De raad bestaat uit 38 leden, verdeeld over 10 fracties. Daarnaast zijn er 13 commissieleden niet zijnde raadslid. De griffie heeft met alle leden van de raad en de raadscommissies contact. De teamleden van de griffie zijn in dienst van de gemeenteraad.
De griffie bestaat uit een griffier, die tevens je leidinggevende is, drie raadsadviseurs, een participatie- en communicatiemedewerker en twee griffiemedewerkers. De griffie ondersteunt de raad en zijn commissies in al zijn werkzaamheden. De griffie is een team van zelfstandige en initiatiefrijke mensen die nauw met elkaar samenwerken. Je staat er dus niet alleen voor.
