Over de functie
Als secretaresse bij de afdeling Publieke Dienstverlening speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van het managementteam en het soepel laten verlopen van dagelijkse processen. Je bent het aanspreekpunt voor organisatorische en administratieve vragen, zorgt voor een efficiënte samenwerking binnen de afdeling en draagt bij aan een professionele werkomgeving. Met jouw organisatorische vaardigheden en oog voor detail help je niet alleen bij reguliere werkzaamheden, maar ook bij piekperiodes zoals verkiezingen.
Wat je gaat doen:
- Beheren van agenda’s: plannen en coördineren van afspraken voor het managementteam.
- Organiseren en voorbereiden: ondersteunen bij vergaderingen, inclusief verslaglegging en bewaken van actiepunten.
- Administratieve ondersteuning: verzorgen van correspondentie en beheren van documenten en digitale informatiestromen.
- Coördineren van bijeenkomsten: ondersteunen bij afdelingsbrede evenementen en projecten.
- Bijdragen aan verkiezingen: ondersteunen bij de voorbereiding, organisatie en administratieve afhandeling van verkiezingsprocessen.
Wat we je bieden
Bij de gemeente Maastricht geloven we in het ondersteunen van jouw professionele en persoonlijke groei. We bieden een werkomgeving waar jouw inzet wordt gewaardeerd en beloond met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.
- Een uurloon tussen €18,43 en €26,06, afhankelijk van ervaring.
- Een tijdelijk contract met mogelijkheid tot verlenging.
- Parttime functie van minimaal 32 uur per week.
- 8% vakantiegeld en 27 vakantiedagen (op fulltime basis).
- Mogelijkheid om 40 extra vakantie-uren per jaar te kopen.
- Eindejaarsuitkering van 7,55%, maandelijks uitbetaald.
- Toegang tot een digitaal portaal voor urenregistratie en verlof.
- Online leer- en ontwikkelplatform Skillstown.
Functie-eisen
Wij zoeken iemand met de volgende kwalificaties:
- Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
- Relevante werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie.
- Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office 365.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
- Ervaring binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie is een pré.
Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
- Je bent organisatorisch sterk en weet prioriteiten te stellen.
- Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijkertijd speelt.
- Je bent servicegericht, toegankelijk en collegiaal.
- Je toont initiatief en denkt vooruit.
- Je bent flexibel en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.
- Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
- Je kunt goed samenwerken met collega’s op verschillende niveaus binnen de organisatie.
Over het bedrijf
De gemeente Maastricht is een plek waar je écht het verschil kunt maken. Gelegen in het hart van Limburg, werken we dagelijks aan een betere stad voor onze inwoners. Onze kernwaarden – betrokkenheid, samenwerking en innovatie – vormen de basis van alles wat we doen.
Bij ons krijg je de kans om te werken aan uitdagende projecten die bijdragen aan maatschappelijke vooruitgang. We investeren in jouw persoonlijke en professionele groei en bieden een werkomgeving waarin balans tussen werk en privé centraal staat.
Ben jij klaar om samen met ons Maastricht elke dag een stukje beter te maken?
