Over de functie
In de rol van bestuurssecretaresse speel je een belangrijke rol in de dagelijkse ondersteuning van de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt door agenda’s, e-mail en correspondentie te beheren. Daarnaast organiseer en coördineer je representatieve activiteiten en speciale gelegenheden. Dankzij jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en vertrouwelijkheid verlopen werkprocessen efficiënt en is de communicatie professioneel en zorgvuldig. Je fungeert bovendien als centraal aanspreekpunt voor interne en externe relaties en werkt intensief samen met verschillende afdelingen binnen de organisatie.
Jouw werkzaamheden
Jouw werkzaamheden
- Agendabeheer: plannen en beheren van de agenda van de burgemeester en, waar nodig, die van wethouders en directieleden.
- Coördinatie: voorbereiden en organiseren van afspraken, vergaderingen en representatieve bijeenkomsten, inclusief verslaglegging en opvolging.
- Kabinetstaken: ondersteuning bij Koninklijke onderscheidingen, jubilea en andere protocollaire activiteiten.
- Gastvrouw/-heerrol: ontvangen van bezoekers en introduceren van sprekers tijdens officiële gelegenheden, ook buiten reguliere werktijden.
- Administratieve ondersteuning: verwerken van post, beheren van (digitale) archieven en dossiers, en verzorgen van declaraties en rapportages.
Wat we je bieden
- Een uurloon tussen €20,56 en €28,84, afhankelijk van ervaring en opleiding (schaal 8 cao Gemeenten).
- Een tijdelijk dienstverband ter vervanging van ziekte.
- Een werkweek van 28 tot 36 uur, afgestemd op jouw voorkeur, met aanwezigheid van maandag tot en met vrijdag.
- 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 7,55%, uitbetaald bij iedere salarisbetaling.
- De mogelijkheid om jaarlijks tot 40 extra vakantie-uren bij te kopen naast de standaard 20 vakantiedagen (bij fulltime).
- Toegang tot het online leer- en ontwikkelplatform Skillstown voor jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling.
Functie-eisen
Wij zoeken een representatieve en ervaren secretaresse met sterke organisatorische kwaliteiten en een flexibele houding.
- Een afgeronde mbo+ opleiding in secretarieel of administratief werk.
- Kennis van wet- en regelgeving rondom Koninklijke onderscheidingen.
- Ervaring met kabinetsprocedures en protocollen.
- Bekendheid met geautomatiseerde systemen, zoals iBabs.
- Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.
Over het bedrijf
Deze organisatie is gevestigd in het mooie Zuid-Limburg en zet zich in voor kwaliteit, duurzaamheid en lokale betrokkenheid. Samen wordt gewerkt aan een prettige en toekomstbestendige leefomgeving voor inwoners.
Je komt terecht in een informele, ambitieuze werkomgeving waar samenwerking en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. Er is volop ruimte voor nieuwe ideeën en jouw unieke bijdrage wordt gewaardeerd.
Je komt terecht in een informele, ambitieuze werkomgeving waar samenwerking en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. Er is volop ruimte voor nieuwe ideeën en jouw unieke bijdrage wordt gewaardeerd.
